この記事は GMO ペパボ Advent Calendar 2018 の 21 日目の記事です。

はじめに

一ヶ月半前となりますが 2018 年 11 月 3 日(土) UDX ギャラリーで開催された Vue Fes Japan にコアスタッフ スポンサー担当として参加しました。日本初開催となった Vue.js カンファレンス。カンファレンス運営にスタッフとして最初から携わったのは初めての経験でした。

本記事では、なかなか世にでることはないカンファレンス運営の一部についてご紹介できればと思います。スポンサー担当として何をしたのか、当日は何をしていたのか、Vue Fes Japan を振り返っての感想をまとめたいと思います。

スポンサー担当とは

スポンサー企業様の窓口として募集・入金対応・配布物・スポンサーブースの案内まで全般を対応します。自分が担当した業務を列挙すると以下になります。

• スポンサー企業様応募フォームの作成と Slack 通知連携
• 協賛金の請求書、領収書作成
• Vue Fes 公式サイトに掲載するロゴ・PR 文章の提出依頼の調整
• スポンサー企業様からあがってきたロゴと PR 文章の Vue Fes 公式サイトへの掲載依頼
• 配布物・スポンサーブースの案内資料作成
• スポンサーブース設営に伴う会場へのお問い合わせ
• スポンサーブース・スピーカー&スタッフ控室で使用する延長ケーブル＆電源タップのレンタル
• 会場の電源位置に伴う延長ケーブル・電源タップ設計
• 会場の追加・延長レンタル調整
• 不用品回収業者の手配
• スポンサー企業様からのお問い合わせ対応

今振り返るとスポンサー対応で一番大変だったのは、各企業様の状態管理でした。スポンサーはお申込み頂いてから

• 請求書作成
• 請求書送付
• 入金確認
• 領収書作成
• 領収書送付
• プラン別の特典の案内
• PR 文章・バナーの依頼
• PR 文章・バナーの掲載

の対応が必要となります。各企業様別の状態を Google スプレッドシートで管理していたのですが、簡単な管理システムを実装するなりプログラマブルな課題解決をすべきだったなぁ・・・というのが反省です。

全体スケジュール

簡単にですが年間を通したスケジュールは上記のようになります。スポンサー担当の主な業務は、スポンサー募集期間におけるお申込み対応と各種お問い合わせ対応です。期間については募集する企業数やプランの内容によって変わると思いますが、Vue Fes Japan では約 40 社の企業様からスポンサープランにお申し込みを頂き、5 ヶ月間スポンサー募集を行っていました。多数の企業様にお申し込み頂き本当に感謝です。

イベント前日 11/2(金)

この日は会社を有休にしました。昼間は会場でスポンサー企業様から送付されてきた配布物・スポンサーブース設営物の到着確認、夜はスタッフ全員で配布物のトートバッグを封入行いました。トートバッグ封入作業は、まず机にずらーと配布物を１列に並べ、配布物を端から取る担当、トートバッグに詰める担当、完成品をダンボールに梱包する担当に分かれて一気に実施。みんなエンジニアなので、「並列化しよう!(人の流れを 2 列に)」「ディスク容量がいっぱいです!(ダンボールに入らない)」「アラートがあがってます!(助けて!)」などわいわいしながらしてたらあっという間に終わりました。良い思い出です。

イベント当日 11/3(土)

当日はスポンサー受付担当としてボランティアスタッフの方々と協力して以下を行いました。メールや電話で何度もやりとりをした企業様のブースが無事に設営でき、たくさんの来場者がブースを訪れていてとても嬉しかったです。

• スポンサー企業様の優先入場の受付
• スポンサーブースの電源設営
• スポンサーブースの荷物の配備
• 荷物の多いスポンサー企業様への資材部屋へのご案内
• ブース設営・片付けに発生したゴミの案内
• ブース片付け時の荷物の郵送の案内

スポンサー対応で大切なことは何か

自分が感じたのは以下の 3 点です。

• 迅速な応対
• スポンサー企業様の視点に立った資料作り
• イベント会場との念密な調整

１．については、スポンサー担当は企業様との窓口ですので、迅速なメール応対が必要です。ただしここは運営側の改善点だと考えており、メールですと運用負荷が高いので、PHP カンファレンスのように Facebook グループなどが良いのでは？と個人的には考えています。

２．はスポンサーブースやノベルティに関する資料です。ノベルティグッズやスポンサーブースの規約、当日のスケジュール、撤収までスポンサー側視点ですと気になることは多いです。その視点になってなるべく多くの情報を事前に提供することが大切だと感じました。ここがかけてしまうと、お問い合わせも増えてしまうので両者にとって不利益です。

３.イベント会場の担当者の方とは、何度も連絡を取り合いました。下見は一度しかしていなかったので、公開されている資料だけでは分からないことなどは聞くしかありません。メールだと往復に時間がかかってしまうので、電話で済ませたほうが早いので吉です。

感想

Vue Fes Japan は一年がかりで準備して取り組んだイベントでした。Vue.js という素晴らしいフレームワークをもっと多くの人に知ってもらいたい、最新情報の取得の場として、沢山の方々に参加して欲しいという気持ちで自分はスタッフとして参加しました。イベントは何一つトラブルなく大成功に終わり感無量です!

この一年をざっと振り返ると、プライベートの時間をかなり使っていたので、作業の効率化やプログラマブルな課題解決にもう少し取り組むべきだったというのが反省です。今回が初めでだったからというのもありますが、カンファレンスは各所で多数行われているので、もう少し経験者に運営の注意点などを聞いておくべきだったなと。

コアスタッフの業務は楽なものではありませんが、フロントエンド業界の一線で活躍する優秀なエンジニアやコミッターの方と知り合いになれ、更にイベントをやりきった後に得られる達成感は何者にも耐え難いです。

OSS の貢献はソースコードへのコミットだけではなく、コミュニティ活動やイベント運営も一つの方法です。興味のある方はぜひ各種イベントのスタッフに参加してみてください!

VueFes お疲れ様でした！ 最後に staff とスピーカーで集合写真を撮りました！ #vuefes pic.twitter.com/lWwcABSvmi — Vue Fes Japan (@vuefes) 2018 年 11 月 3 日